Tujuh Langkah Berkesan mengatasi masalah di tempat kerja

Luqman Ibnu Ishak | ILICS Team
May 10, 2015
3 min read

By Tim Hack

April 1999

Menyelesaikan masalah dan membuat keputusan. Tanyalah sesiapa ditempat kerja anda kalau aktiviti itu merupakan sebahagian daripada aktiviti harian mereka dan sesetengahnya akan menjawab “ya!” tetapi berapa banyak daripada kita yang mengikuti latihan mengatasi masalah? Walaupun perkara itu adalah yang kritikal dalam kerja kita tetapi adakah kita tahu bagaimana melakukanya dengan berkesan?

Tahukah anda? Manusia terdorong untuk melakukan tiga perkara apabila mereka menghadapi masalah: mereka menjadi takut dan tidak selesa dan berharap dapat meninggalkannya; mereka merasakan perlu memberikan alasan atau jawapan dan mengharap ia seharusnya menjadi jawapan yang sebenar: dan mereka mencari untuk menyalahkan orang lain. Berhadapan dengan masalah menjadikan ianya bermasalah. Dan sebenarnya masalah adalah disebabkan mereka hanya menjadikanya ia sebagai masalah!

Terdapat dua sebab kenapa kita melihat masalah sebagai masalah.: ia harus diselesaikan dan kita tidak tahu bagaimana cara penyelesaian yang terbaik, dan mereka menjadi dilema dalam mencari cara penyelesaian yang terbaik. Kebanyakan daripada kita cendurung menjadi ‘conflict-averse”. Kita menjadi tidak selesa bila berhadapan dengan masalah dan kita cenderung merasakan sesuatu yang buruk akan berlaku. Matlamat proses penyelesaian masalah yang baik adalah untuk membuatkan kita dan juga organisasi menjadi lebih “conflict-friendly” dan “conflict-competence’.

Ada dua perkara utama yang harus diingat tentang masalah dan konflik; ianya berlaku hampir setiap masa dan disitulah peluang untuk meningkatkan sistem atau mungkin dalam sesebuah perhubungan. Hal in sebenarnya memberikan kita maklumat, dimana kita boleh menyelesaikan sekiranya kita mahu dan lakukan kerja dengan lebih baik.

Sebab manusia dilahirkan menjadi penyelesai masalah, dan cabaran yang terbesar adalah mereka mahu terus dengan segera masalah selesai. Biar saya katannya sekali lagi. Kesalahan yang terbesar dalam menyelesaikan masalah adalah terus mencuba mencari penyelesaian. Itu adalah satu kesilapan kerana telah meletakkan ‘mencari penyelesaian’ pada permulaan proses, sedangkan yang kita mahukan adalah mencari penyelesaian pada proses yang terakhir.

Disini ada tujuh langkah untuk menyelesaikan masalah dengan berkesan.

1. Kenal pasti permasalahan.

Dapatkan gambaran jelas tentang permasalahann
Selalu ingat, setiap orang mempunyai perbezaan pandangan dalam melihat masalah.
Asingkan senarai masalah daripada mengenal pasti kepentingan diri! (itu langkah seterusnya)

2. Fahami kepentingan semua orang

Ini adalah langkah yang kritikal yang biasanya diabaikan.
Kepentingan adalah keperluan yang kamu perlu penuhi dengan menyelesaikan masalah. Kita sering mengabaikan kepentingan kita yang sebenar seperti dengan hanya melihat satu penyelesaian sahaja.
Penyelesaian terbaik adalah yang dapat memuaskan kepentingan semua orang.
Inilah masanya untuk mendengar. Letakkan “rasa berbeza” untuk sementara waktu dan dengarilah antara satu sama lain dengan sepenuhnya.
Asingkan kepentingan mereka daripada senarai penyelesaian.

3. Senaraikan pilihan dalam penyelesaian

Ini adalah masanya untuk melakukan “Brainstorming”. Mungkin disana ada banyak bilik untuk berkreativiti.
Asingkan senarai pilihan daripada penilaian pilihan.

4. Nilaikan pilihan yang ada

Apakah kebaikan dan keburukan? Jujur!
Asingkannya daripada pilihan yang terpilih.

5. Pilih yang terbaik.

Apakah pilihan yang terbaik dan dapat mengimbangi kebaikkan dan keburukkannya?

6. Dokumenkan perjanjian.

Jangan bergantung pada ingatan semata.
Senaraikan semua perkara akan membantu anda berfikir secara teliti tentang maklumat dan kesannya.

7. Bersetuju dengan hal-hal yang tidak terjangka (kotinjensi), kawalan dan penilaian.

Syarat-syaratnya mungkin berubah. Buatkan perjanjian kotinjensi untuk persediaan dimasa hadapan.
Bagaimana anda akan memantau hal ini adakah dengan tindakan susulan ?
Cipta peluang untuk menilai semula perjanjian dan pelaksanaan yang sebenar. (jom kita cuba cara ini untuk tempoh tiga bulan dan lihat hasilnya.)

Proses ini boleh digunakan dalam kumpulan yang besar, antara dua orang, atau seseorang yang menghadapi kesulitan dalam menyelesaikan masalah. Semakin sukar dan pentingnya masalah, semakin membantu dan perlunya menggunakan prosess ini dengan penuh disiplin. Jika anda baru cuba untuk membuat keputusan di mana untuk pergi keluar untuk makan tengah hari , anda mungkin tidak perlu melalui tujuh langkah ini.